Privacyverklaring

bescherming persoonsgegevens gasten, vrijwilligers, aanbieders en sponsors

Toon Hermans Huis Maastricht [THHM] is een gastvrij inloophuis met persoonlijke aandacht voor (ex-)kankerpatiënten, hun naasten en nabestaanden. Om deze zorg op maat te kunnen bieden door onze vrijwilligers, aanbieders en sponsors is het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens noodzakelijk. Onze relaties moeten erop kunnen vertrouwen, dat wij zorgvuldig en veilig omgaan met je persoonsgegevens en ook met wat je in vertrouwen met ons deelt en bespreekt. Kortom: wij vinden als THHM privacy heel belangrijk en voor de borging daarvan in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming [AVG] hebben wij spelregels vastgesteld.

spelregels privacybescherming

In deze privacyverklaring informeren wij je over:

welke persoonsgegevens wij van je nodig hebben en hoe je die beschikbaar stelt;
voor welk doel wij deze persoonsgegevens gebruiken en hoe je toestemming geeft voor het verzamelen/verwerken/wijzigen en intrekken van je toestemming;
hoe wij je persoonsgegevens intern verwerken en hoe deze beveiligd zijn;
welke rechten je hebt ten aanzien van de door ons verzamelde persoonsgegevens;
hoe wij handelen in geval van incidenten.

persoonsgegevens

THHM verwerkt de volgende persoonsgegevens per relatiecategorie:

NAW-gegevens [gasten, vrijwilligers, aanbieders en sponsors];
Email, telefoonnummer(s) [gasten, vrijwilligers, aanbieders en sponsors];
Bankrekeningnummer [vrijwilligers, aanbieders en sponsors];
Geboortedatum [gasten en vrijwilligers];
Geslacht [gasten en vrijwilligers];
Gezinssituatie [gasten];
Vorm van kanker [gasten];
Voorkeursactiviteit en speciale wensen [gasten].

doeleinden

THHM verwerkt deze persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Informeren over activiteiten van ons huis en het onderhouden van persoonlijk contact met jou als gast, vrijwilliger, aanbieder of sponsor;
Communicatie met jou als gast, vrijwilliger, aanbieder of sponsor o.a. in de vorm van nieuwsbrieven, activiteitenkalender, uitnodigingen, e.d.;
Opname in het gastenregistratiesysteem voor het selecteren, aanbieden en uitvoeren van zorg op maat aan jou als gast;

Goede en efficiënte dienstverlening via inzet van een administratief planningsysteem en (subsidie)verantwoording naar relaties, sponsors en de branchevereniging IPSO;
Verantwoording en evaluatie van de eigen dienstverlening inclusief het doen van verbetervoorstellen aan bestuur en interne organisatie THMM.

beschikbaar stellen van persoonsgegevens

THHM verkrijgt persoonsgegevens op de volgende wijzen:

gasten:
Door opname van deze gegevens op het gastenformulier als je je telefonisch of per mail aanmeldt als gast. Eventueel ontbrekende gegevens worden aangevuld tijdens de eerste kennismaking in ons huis.

vrijwilligers:
Door opname van deze gegevens op het sollicitatieformulier als je telefonisch, per mail of via de website je belangstelling kenbaar maakt voor een functie als vrijwilliger in ons huis. Eventueel ontbrekende gegevens worden aangevuld tijdens het eerste gesprek (kennismaking of sollicitatie).

aanbieders:
De onderliggende rechtsverhouding [opdrachtnemer, dienstverlener, e.d.] is bepalend of er sprake is van relevante persoonsgegevens en op welke wijze deze worden opgeslagen en verwerkt in onze administratieve systemen. Eventueel ontbrekende gegevens worden aangevuld tijdens een kennismakingsgesprek.

sponsors:
Door opname van deze gegevens op het sponsorformulier als je telefonisch, per mail of via de website aangeeft als sponsor ons huis te willen steunen. Eventueel ontbrekende gegevens worden aangevuld tijdens een kennismakingsgesprek.

vastleggen en verwerken

De volledige ingevulde relatieformulieren worden bewaard in onze (beveiligde) administratie en verwerkt in ons relatiebeheersysteem voor communicatie naar gasten, vrijwilligers, aanbieders en/of sponsors. Ze worden bovendien geanonimiseerd verwerkt in het datasysteem van onze branchevereniging IPSO en ook ten behoeve van informatie, analyse en verantwoording aan het bestuur en subsidieverstrekkers.

toestemming voor verzamelen en verwerken van persoonsgegevens
In de kennismakingsgesprekken en op de relatieformulieren geef je uitdrukkelijk toestemming als gast, vrijwilliger, aanbieder of sponsor voor het verzamelen en verwerken van je persoonsgegevens binnen de doeleinden waarvoor jij deze beschikbaar hebt gesteld.

hoe wij je gegevens beveiligen en hoe lang wij ze gebruiken
THHM vindt het belangrijk dat persoonsgegevens goed zijn beveiligd tegen verlies en/of onbevoegde toegang. Om die reden hebben wij beveiligingsmaatregelen genomen in o.a. verwerkersovereenkomsten met ICT-dienstverleners, geheimhoudingsverklaringen van onze vrijwilligers en toegangsbeveiliging van ons huis, ons archief en onze computers.

Wij verwerken je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel wat de wet qua bewaartermijn voorschrijft. Na twee jaar worden de persoonsgegevens van gasten geanonimiseerd, die geen actief gebruik meer maken van de ondersteuning door THHM.

je rechten
Je hebt altijd het recht om je persoonsgegevens in te zien, te wijzigen, te laten afschermen of te laten verwijderen. Een verzoek tot inzage richt je aan ons telefonisch of per mail. Binnen een redelijke termijn ontvang je een overzicht van je persoonsgegevens. In geval van onjuistheden en/of onvolkomenheden zullen wij op je verzoek je gegevens aanpassen, aanvullen, afschermen of verwijderen. In dat geval kunnen wij je vragen om je te legitimeren.

in geval van klachten
Heb je een klacht over onze verwerking van je persoonsgegevens, laat dit dan vooral aan ons weten telefonisch of per mail. Zouden wij er - onverhoopt - samen niet uitkomen, dan heb je altijd de mogelijkheid om je klacht voor te leggen aan de toezichthouder privacy in Nederland: de Autoriteit Persoonsgegevens.

melden en afhandelen van incidenten
Incidenten worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens als er sprake is van:

Inbreuk op de beveiliging van ons inloophuis;
Toegang van onbevoegden tot bestanden en/of systemen van ons inloophuis;
Onregelmatigheden in de verwerking van persoonsgegevens (datalekken).

Incidenten worden afgehandeld conform de voorschriften en aanwijzingen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

wijzigen privacyverklaring
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd in april 2024. Aanpassing en/of aanvulling door THHM is mogelijk en de actuele versie van de privacyverklaring is opgenomen op de website van THHM.

contactgegevens THHM
Je persoonsgegevens worden verwerkt door:

Toon Hermans Huis Maastricht [THHM]
Sint Servaasklooster 33
6211 TE Maastricht
043 326 1000
info@toonhermanshuismaastricht.nl